ADMINISTRACIJOS DEPARTAMENTO FUNKCIJOS
Įgyvendindamas nustatytus uždavinius, Administracijos departamentas vykdo šias funkcijas:
- analizuoja, sistemina ir apibendrina krašto apsaugos viceministrų, KAM kanclerio, KAM pajėgumų ir ginkluotės generalinio direktoriaus ir KAM gynybos politikos direktoriaus vardu gautą korespondenciją, planuoja ir organizuoja svečių, delegacijų, atvykstančių pas krašto apsaugos viceministrus, KAM kanclerį, KAM pajėgumų ir ginkluotės generalinį direktorių ir KAM gynybos politikos direktorių, priėmimą, darbo susitikimus, pasitarimus, parūpina ir teikia susitikimams reikalingą medžiagą, rengia susitikimų protokolus, užtikrina tarnybinio etiketo ir diplomatinio protokolo laikymąsi;
- skiria KAS institucijoms ir jų padaliniams (pagal kompetenciją) vertinti iš Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau – LR Vyriausybė) gautus teisės aktų projektus, kurie bus svarstomi LR Vyriausybės pasitarimuose ir posėdžiuose, ministerijų atstovų pasitarimuose, analizuoja ir apibendrina iš KAS institucijų ir jų padalinių gautas su šiais projektais susijusias pastabas ir siūlymus, nustato pagrindines problemas, teikia KAM vadovybei parengtą medžiagą ir argumentuotus siūlymus dėl KAM pozicijos;
- vertina gautus dokumentus ir skiria dokumentų užduotis vykdyti KAS institucijoms ir jų padaliniams pagal kompetenciją arba perduoda KAM vadovybei rezoliucijai įrašyti ir susipažinti;
- organizuoja asmenų prašymų nagrinėjimą nustatytais terminais pagal vieno langelio principą, vykdo asmenų, besikreipiančių į KAM telefonu, aptarnavimą, atlieka asmenų prašymų nagrinėjimo ir aptarnavimo KAS institucijose ir jų padaliniuose kokybės vertinimo analizę, prireikus teikia siūlymus KAM vadovybei;
- rengia gautų dokumentų užduočių ir pavedimų suvestines ir teikia susipažinti KAM vadovybei; nustatyta tvarka vykdo KAS institucijoms ir jų padaliniams skirtų užduočių apskaitą ir kontroliuoja, kaip jos vykdomos;
- dalyvauja organizuojant Gynybos resursų tarybos posėdžius, vadovaudamasis jos darbo reglamentu, prireikus planuoja ir organizuoja KAM operatyvinius pasitarimus;
- koordinuoja krašto apsaugos ministro susitikimus su interesantais LR Vyriausybės priimamajame;
- rengia ir tobulina KAM ir KAS administravimo procedūras, teikia siūlymus KAM vadovybei dėl administravimo sistemos tobulinimo ir koordinuoja su tokiais siūlymais susijusių priimtų sprendimų įgyvendinimą;
- vertina KAS institucijų parengtus teisės aktų projektus ir užtikrina jų suderinamumą su kitais viešąjį administravimą reglamentuojančiais teisės aktais, koordinuoja, kaip įgyvendinami KAS viešąjį administravimą reglamentuojantys teisės aktai;
- dalyvauja analizuojant ir vertinant viešojo administravimo modelių taikymo galimybes KAS, teikia siūlymus, o vadovybei priėmus tokius siūlymus, dalyvauja juos diegiant;
- analizuoja ir vertina veiklos administravimo procesų efektyvumą, teikia siūlymus dėl jų tobulinimo, rengia ir atnaujina procesų aprašymus;
- koordinuoja įslaptintos informacijos (personalo patikimumo, įslaptintos informacijos administravimo, fizinės apsaugos, įslaptintų sandorių saugumo, automatizuoto duomenų apdorojimo sistemų ir tinklų apsaugos sričių) apsaugos reikalavimų įgyvendinimą KAS institucijose;
- koordinuoja dokumentų valdymo reikalavimų įgyvendinimą KAS institucijose, rengia teisės aktų projektus, reglamentuojančius dokumentų valdymą, vykdo šių sričių teisės aktų stebėseną;
- analizuoja įslaptintos informacijos apsaugos įgyvendinimo KAS būklę, rengia įslaptintos informacijos apsaugos tobulinimo planus ir plėtros programas, apimančias visų atskirų informacijos apsaugos sričių plėtrą, koordinuoja jų įgyvendinimą;
- rengia teisės aktų projektus, reglamentuojančius įslaptintos informacijos apsaugą, vykdo šių sričių teisės aktų stebėseną, prireikus inicijuoja jų pakeitimą;
- vykdo KAM specialiosios ekspertų komisijos ir KAM specialiosios ekspertų komisijos personalo patikimumo klausimams nagrinėti sekretoriatų funkcijas;
- rengia teisės aktų, reglamentuojančių leidimų dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija ir asmens patikimumo pažymėjimų išdavimą, slaptumo žymų pareigybėms nustatymą, projektus;
- registruoja dokumentų valdymo informacinėje sistemoje gautus, siunčiamus ir parengtus dokumentus, taip pat asmenų prašymus, įveda į informacinę sistemą nustatytą informaciją, rengia gautų dokumentų dienos suvestines ir teikia susipažinti KAM vadovybei;
- atlieka dokumentų paiešką pagal paklausimus, ruošia išsiųsti parengtus dokumentus (įsakymus, potvarkius, raštus, tarnybinius pranešimus, piliečių prašymus ir kt.) pagal adresatų sąrašus;
- rengia KAM bendrųjų ir įslaptintų dokumentų dokumentacijos planus, sudaro bylas, atlieka dokumentų vertės ekspertizę, sutvarko bylas ir užtikrina jų išsaugojimą teisės aktų nustatyta tvarka;
- redaguoja KAM parengtų dokumentų projektus, prižiūri, kaip KAS institucijose ir jų padaliniuose laikomasi Lietuvos Respublikos valstybinės kalbos įstatymo, Valstybinės lietuvių kalbos komisijos nutarimų ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių valstybinės kalbos vartojimą, reikalavimų;
- organizuoja dokumentų vertimą iš užsienio kalbų ir į jas, vertėjavimą renginiuose, rengia vertimo paslaugų viešojo pirkimo konkurso bendruosius reikalavimus ir technines specifikacijas, dalyvauja vertimo paslaugų viešojo pirkimo komisijų darbe, verčia įslaptintus dokumentus;
- analizuoja ir vertina dokumentų valdymo pajėgumo poreikį, dokumentų valdymo efektyvumą ir teikia siūlymus dėl jo tobulinimo;
- konsultuoja, teikia metodinę pagalbą ir rengia seminarus KAM ir KAS institucijų ir jų padalinių darbuotojams įslaptintos informacijos apsaugos, dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, kalbos kultūros klausimais;
- tikrina, kaip įgyvendinami teisės aktų, susijusių su įslaptintos informacijos apsaugos, dokumentų valdymo, kalbos kultūros klausimais, reikalavimai KAS institucijose ir jų padaliniuose, apibendrina ir analizuoja nustatytus trūkumus, teikia išvadas ir siūlymus dėl procesų tobulinimo;
- administruoja KAM įslaptintą informaciją, vykdo NATO ATOMAL informacijos centrinės registratūros, NATO ir Europos Sąjungos įslaptintų dokumentų subregistratūros funkcijas, tvarko įslaptintų dokumentų archyvą, priima, skirsto ir perduoda įslaptintą informaciją nacionaliniais ir tarptautinių organizacijų automatizuoto duomenų apdorojimo tinklais;
- organizuoja KAS darbuotojų leidimų dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija ir asmens patikimumo pažymėjimų išdavimą, panaikinimą ir vykdo jų apskaitą;
- nustatyta tvarka kaupia apibendrintus duomenis apie leidimų ir asmens patikimumo pažymėjimų išdavimą ir panaikinimą, juos analizuoja ir teikia išvadas dėl galimų tendencijų ir rizikų personalo patikimumo užtikrinimo srityje;
- analizuoja informaciją apie personalo patikimumą, vertina personalo patikimumo situacijos įtaką informacijos saugumui, rengia išvadas ir siūlymus dėl informacijos saugumo būklės gerinimo ir teisinio reglamentavimo tobulinimo.
- prižiūri ir kontroliuoja, kaip KAM ir KAS institucijose ir jų padaliniuose laikomasi Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo, kitų teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų kaupimą, saugojimą ir saugomų dokumentų administravimą;
- vertina KAS institucijų parengtus dokumentacijos planus, jų papildymų sąrašus, bylų apyrašus, naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus, dokumentų registrų ir bylų apyrašų sąrašus ir pažymas apie KAS institucijų ir jų padalinių istoriją ir dokumentų sutvarkymą ir nustatyta tvarka derina šiuos dokumentus;
- rengia teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų kaupimą, saugojimą ir naudojimą, projektus; analizuoja, rengia pastabas, pasiūlymus ar išvadas dėl jų tobulinimo;
- teisės aktų nustatyta tvarka saugomų dokumentų pagrindu išduoda pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas, išrašus juridiniams faktams patvirtinti;
- analizuoja ir vertina dokumentų saugojimo ir naudojimo pajėgumo poreikį, saugomų dokumentų valdymo efektyvumą, teikia siūlymus dėl jo tobulinimo;
- konsultuoja, teikia metodinę pagalbą ir rengia seminarus KAS institucijų ir jų padalinių darbuotojams bylų tvarkymo, bylų apskaitos dokumentų sudarymo, bylų perdavimo, saugojimo ir naudojimo klausimais.
